Agnieszka Chylińska śpiewała kilka dobrych lat temu: „Kiedy powiem sobie dość…” – ja powiedziałam to „dość” typowym branżowym konferencjom. Postanowiłam w końcu spełnić swoje marzenie i zorganizować taką konferencję dla hotelarzy, na jakiej sama chciałabym być. Co mam przez to na myśli? Przekonajcie się sami!
Na konferencjach branżowych bywałam i bywam od wielu lat. Pojawia się tam wiele rzeczy, które nie do końca przypadają mi do gustu – przede wszystkim tempo, czyli szybkie rozmowy w biegu, szybka wymiana wizytówek, jak kolekcja pokemonów, szybka kawa (aż 15 minut), nastawienie na sprzedaż, a nie na budowanie relacji. Jednak najbardziej przeszkadza mi „panelowość”. I tu postawię kropkę, bo wielu moich czytelników aż za dobrze wie, o co chodzi.
Jestem osobą szczerą i krytyczną, kiedy mi się coś nie podoba i umiem uzasadnić swoje zdanie. Jestem też osobą, która od „gadania” przechodzi do działania i dlatego postanowiłam zorganizować konferencję w stu procentach moją, taką, jakiej jeszcze nie było, taką, na jakiej chciałabym być. Pozytywny feedback od uczestników dał mi dowód na to, że dobrze zrobiłam. Poza tym – ja tak mam, że jak czegoś nie ma, to sama to sobie organizuję 🙂 Tak było 11 lat, kiedy wymyśliłam Hotel Przyjazny Rodzinie (dla moich dzieci i dzieci przyjaciół) i dwa lata temu dla Prezesa Fredka – Pies w Hotelu.
A teraz jeszcze postanowiłam zrobić coś zupełnie innego, czego nie było wcześniej, czyli EDUMOTIONS, bo to połączenie Edukacji, Emocji i Relacji.
Czym dokładnie postanowiłam się odróżnić?
1. Brak pełnych ulotek toreb konferencyjnych
Zazwyczaj podczas rejestracji na konferencję otrzymuję dwie rzeczy: bagde’a na smyczy i torbę z „upominkami”.
Toreb już nie biorę – rzadko jest tam cokolwiek innego niż pakiet ulotek, reklam i katalogów. Dziś te materiały są łatwo dostępne w Internecie i każdy, kto chce, dotrze do nich w sposób o wiele bardziej ekologiczny.
Kolejnym zbędnym gadżetem są badge’e, czyli karteczki z imieniem, nazwiskiem, nazwą firmy, planem konferencji i całą masą logotypów, które przywiesza się na smyczy lub, o zgrozo, przyczepia za pomocą agrafki do ubrania. Da się ich użyć tylko raz – po wydarzeniu można je co prawda zachować na pamiątkę, ale przy kilkudziesięciu człowiek się denerwuje, że traci cenne miejsce, i w końcu hurtowo je wyrzuca. Jest jeszcze jedna duża wada badge’y – gdy podczas rozmowy (często biznesowej!) z kimś próbujemy dostrzec jego nazwisko, jesteśmy zmuszeni patrzeć na… krocze, bo mniej więcej tam znajdują się takie dane.
Pomyślicie: chwileczkę, ale co, jeśli nie badge’e? Ano…
2. Naklejki z imionami i nazwiskami
Chciałam uniknąć sytuacji, w której stanowiska poznają stanowiska – nie chcę, żebyśmy patrzyli na siebie tylko jak na potencjalne kontakty biznesowe. Jesteśmy przede wszystkim ludźmi, których łączy pasja do gościnności. To od tego powinniśmy zacząć i to dlatego spotkaliśmy się ze sobą po raz pierwszy w listopadzie ubiegłego roku.
Stąd pomysł na zastąpienie badge’y naklejkami z imionami – łatwo je przyczepić, łatwo usunąć, są też świetnie zlokalizowaną przypominajką, jeśli umknie nam imię rozmówcy :). Jako organizator dodam też, że są także po prostu… tańsze niż standardowe badge’e.
3. Selfie na otwarcie
Żyjemy w czasach, w których bez social media trudno budować swój wizerunek eksperta. A jeśli social media, to i… selfie!
Na samym początku zrobiliśmy sobie z uczestnikami wspólne selfie. Od razu przełamaliśmy pierwsze lody i wprowadziliśmy nieobowiązującą, radosną atmosferę, która z każdą kolejną minutą była już tylko lepsza. To także świetna pamiątka, nieco inna niż zdjęcia od fotografa, bardziej spontaniczna i „nowoczesna”. No i do tego hashtag #. To było bardzo ważne, bo zgromadziliśmy osoby w różnym wieku i dzięki temu mogliśmy się uczyć od siebie nawzajem i międzypokoleniowo
4. Nastawienie na budowanie relacji
Zdarzało mi się, że na konferencji uczestnicy byli nastawieni na bezrefleksyjne zdobywanie cudzych wizytówek – wymiana następowała po krótkim small talku, po czym rozmówcy odwracali się od siebie i ruszali na dalsze łowy, tak aby zdobyć jak najwięcej.
Same dane zwykle nie są tajne i nie powinny być celem same w sobie. Waszym celem jest nawiązanie kontaktu, nie zdobycie maila czy telefonu.
Wizytówkę na Hotelowym Power Day dawaliśmy osobie, która nas czymś zainteresowała, z którą chcemy mieć kontakt, bo jest ciekawa – nie dlatego, że pracuje w konkretnym miejscu czy na konkretnym stanowisku. Słowem: najpierw pojawia się zaczątek relacji, a wręczona później wizytówka pozwala na dalsze budowanie tego właściwego, długotrwałego porozumienia. Dane zawsze skądś zdobędziecie, a osobistego kontaktu nie zastąpicie niczym ;).
Tak przedstawiłam to uczestnikom: Nastawcie się na budowanie relacji, nie na kolekcjonowanie wizytówek, a swoje dawajcie osobom, z którymi rzeczywiście złapaliście jakiś kontakt. Teraz kontaktują się ze mną i mówią: miała pani rację, to działa! Z przyjemnością obserwuję na FB jak nadal ze sobą rozmawiają i kontynuują znajomości 😉
5. Fotele, leżaki, kanapy
Nie chciałam zadęcia, sztywności i oficjalności. Na Hotelowym Power Day zwyczajne niewygodne krzesła zastąpiły kanapy, leżaki czy fotele. Chciałam, żeby wszyscy czuli się swobodnie – zdobywanie wiedzy powinno nam się kojarzyć z wygodą i poczuciem rozluźnienia. To także ośmiela uczestników i zachęca ich do networkingu. To był strzał w 10! A było to możliwe dzięki firmie Colors of Design i niezwykłej osobie – Małgosi Szpigiel, która z radością w to weszła i wszystko powymyślała, a dobrym duchem była Ania Nowakowska, która jak usłyszała o moim pomyśle, to od razu skierowała mnie do Małgosi 🙂 I tak to nam fajnie wyszło.
Uwierzcie, że kanapy i leżaki naprawdę sprzyjają rozmowom – sala w trakcie przerw aż wrzała od ich gwaru.
6. Dostęp do wody
Na co dzień piję dużo wody i zwykle mam butelkę wody przy sobie, a na konferencjach z nieznanych mi powodów stawia się przede wszystkim na kawę, soki i herbatę. Chciałam, żeby Hotelowy Power Day był inny – stąd woda Żywiec-Zdrój od firmy Żywiec Zdrój, partnera konferencji, rozstawiona tak, aby zawsze była pod ręką. I tym razem też tak będzie! Woda, luz i swoboda, czyli Żywiec Zdrój będzie z nami po raz kolejny ;).
7. Długie przerwy między wystąpieniami
Ktoś powie: na konferencję przyjeżdżam słuchać prelegentów, więc niech prelekcji będzie jak najwięcej. Ja powiem: na konferencję przyjeżdżacie, by zdobyć nowe kontakty, poznać ludzi z branży i nawiązać z nimi relacje, prelekcje są do tego wspaniałym pretekstem.
Godzinne przerwy między wystąpieniami sprzyjały temu, żeby rozpoczynać spokojne, dłuższe rozmowy zamiast biec po kawę i szybko ponownie zajmować swoje miejsce. Dzięki temu uczestnicy mojej konferencji mogli lepiej się poznać – w końcu hasłem było „L jak ludzie” i chciałam, żeby jego moc była odczuwalna już w samym harmonogramie wydarzenia, stworzonym tak, by ludzie mieli jak najwięcej czasu dla innych ludzi.
A tegorocznej edycji będzie aż 4,5 godziny na relacje i rozmowy. Do tego świetny bufet z pysznym i zdrowym jedzeniem – będzie i słodko, i słono. Naszą tradycją już stały się wieczorne burgery w wersji mięsnej i wege, a do tego będzie tym razem… jeszcze grill ;).
8. Wejścia na scenę z podkładem muzycznym
Każdy z prelegentów wchodził na scenę w rytmie swojej ulubionej piosenki. Ja wybrałam arię Violetty – Libiamo z opery Traviata Verdiego w moim ulubionym wykonaniu Anny Netrebko, bo… jestem miłośniczką opery, ale też lubię jazz i muzykę klasyczną.
Posłuchaliśmy także bardzo motywującej piosenki „We are the Champions” – bo wierzę, że na konferencji byli ci, którym naprawdę zależy na zdobywaniu wiedzy i byciu tak dobrym w hotelarstwie, jak to tylko możliwe.
9. Kameralna atmosfera
Uczestników było w sumie nieco ponad 60. Wiem już, że nie chcę robić większych konferencji (chyba że wymyślę, jak to zrobić na większą skalę) – dzisiaj mam jednak przekonanie, że takie kameralne grono daje nam szansę na lepsze poznanie się, dłuższe rozmowy, łatwiejsze nawiązywanie kontaktu. Sami uczestnicy mówili mi, że cieszą się, że mieli szansę porozmawiać z większością osób, z którymi chcieli porozmawiać. To dla mnie najlepsze świadectwo tego, że mniej znaczy w kontekście konferencji lepiej.
Kampania „Uśmiechnij się, to proste”
W trakcie konferencji z przyjemnością zainaugurowałam swoją najnowszą kampanię – „Uśmiechnij się, to proste”. Ma na celu przypominanie osobom pracującym w obsłudze, że uśmiech to najmniej kosztowna (całkowicie bezpłatna) forma okazania Gościowi, że jest u nas mile widziany.
Zaprojektowałam na potrzeby tej kampanii przypinki do ubrań, które stanowią przypominajkę dla obsługi i wstępną informację o tym przedsięwzięciu dla Gości. Spotkały się z tak dużym entuzjazmem, że hotele zaczęły już składać na nie zamówienia, ponieważ nie tylko pierwsza linia pracowników chce je mieć! Bardzo się cieszę, że mój pomysł aż tak się spodobał i nie mogę się doczekać, aż będę je spotykać na uniformach pracowników podczas swoich podróży w całej Polsce. Minęło zaledwie kilka miesięcy, a już ponad tysiąc przypinek poszło w świat. Teraz też będą przypinki, ale już w wersji angielskiej, też 🙂
Warto ufać intuicji
Od Małgorzaty Szpigiel z firmy dostarczającej meble, Colors of Design, usłyszałam, że takie konferencje jak moja są bardzo popularne w Stanach Zjednoczonych i powoli rośnie ich popularność w Europie. Ja tego nie wiedziałam – po prostu intuicyjnie robiłam wszystko tak, jak sądziłam, że powinno to być. Każde dobre słowo, jakie usłyszałam, jest potwierdzeniem tego, że intuicja – i wieloletnie doświadczenie, bo sama intuicja w naszej branży to za mało, nie ma się co oszukiwać – mnie nie zawiodły.
Oczywiście, że są rzeczy, które warto poprawić – wyciągam wnioski i obiecuję, że teraz będzie jeszcze lepiej.
Tym razem będzie 5 godzin wykładów (każdy po godzinie), 1 warsztat edukacyjny i ponad 4 godziny na rozmowy. Tego dnia warto wyłączyć telefon, skupić się na doświadczaniu, uważności i tworzeniu dobrych relacji. Niespodzianki też będą 🙂 Będziemy też praktykować ekonomię wdzięczności.
Słyszeliście kiedyś o ekonomii wdzięczności?
Zasada jest prosta – dawaj, a dopiero potem bierz. Jako ludzie mamy silną potrzebę odwdzięczania się za przysługi i jeśli ktoś zrobi dla nas coś miłego, nawet bezinteresownie, trudno nam takiej osobie potem odmówić, gdy o coś poprosi.
W Polsce rzadko dajemy sobie coś miłego za nic, zarówno w biznesie, jak i w życiu. Pozytywny feedback jest niezwykle rzadki, a to przecież najlepsza, darmowa forma docenienia współpracownika czy kontrahenta.
Będziemy też ćwiczyć uśmiechanie się 🙂 Sam proces uśmiechania się sprawia też, że czujemy się… radośniejsi, nawet jeśli uśmiech nie przyszedł nam łatwo 🙂
Mam nadzieję, że tym razem też to będzie wydarzenie, jakie sobie wymarzyłam. Zapraszam Cię serdecznie 🙂
Szczegóły tutaj:
Violetta Hamerska